Общий отдел
Общий отдел организован 1 января 2006 года. Общий отдел является структурным подразделением библиотеки и находится в непосредственном подчинении генеральному директору.
Деятельность
Основные задачи отдела – организация делопроизводства в Национальной библиотеке Беларуси и обеспечение работы ведомственного архива.
Основные функции отдела:
- Организация работ по документационному обеспечению руководства библиотеки и заседаний дирекции.
- Контроль за прохождением, оформлением и исполнением документов в установленные сроки.
- Подготовка сведений об итогах исполнения документов и систематическое информирование руководства библиотеки.
- Осуществление регистрации подписанных документов посредством системы электронного документооборота «Рекорд», регистрационно-справочной работы с документами и передача исходящих документов в экспедицию для дальнейшей отправки посредством почтовой связи.
- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в библиотеке.
- Разработка номенклатуры дел библиотеки, обеспечение хранения дел и их оперативного использования.
- Разработка унифицированных форм документов библиотеки, своевременное внесение в них изменений.
- Осуществление контроля за установленным порядком работы с документами в библиотеке.
- Участие в организации работы с предложениями, заявлениями, сотрудников библиотеки и обращениями граждан и юридических лиц, поступившими в адрес библиотеки письменно (за исключением зарегистрированных в книге жалоб и предложений), осуществление регистрации граждан, желающих попасть на личный прием к руководству библиотеки.
- Подготовка документов, входящих в номенклатуру дел общего отдела к передаче на хранение в архив библиотеки.
- Осуществление контроля за правильностью оформления документов и передачей дел структурными подразделениями библиотеки на хранение в архив.
- Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь. Обеспечение сохранности архивного фонда библиотеки.
- Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, по совершенствованию исполнительской дисциплины.
- Проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников библиотеки по вопросам делопроизводства и архивного дела.
- Использование современных технологий делопроизводства и архивирования документов библиотеки.
- Обеспечение сохранности и контроля за использованием в хозяйственной деятельности правоустанавливающих документов библиотеки, печатей (гербовая печать библиотеки, печать «Для документов»), штампов (штамп угловой с изображением герба, штамп с наименованием организации, штампы для регистрации поступающей корреспонденции, штамп «Для пакетов»).
- Оформление командировок работников библиотеки в пределах Республики Беларусь и за рубеж.
- Подготовка приказов, распоряжений, отчетов, справок, и другой информации, входящей в компетенцию общего отдела по поручению генерального директора.
- Согласование (визирование) документов, входящих в номенклатуру дел общего отдела и подписываемых (утверждаемых) генеральным директором библиотеки.
- Осуществление приема и передачи документов посредством ведомственной электронной почты Министерства культуры Республики Беларусь.
- Осуществление приема документов и поручений, отправка сведений об исполнителях и отчетов об исполнении поручений посредством Единой информационной системы контроля за выполнением поручений Главы государства (ЕИС КВП).
Структура и штат
Начальник отдела: Поль Инесса Михайловна
Тел.: (8 017) 368 97 09; (8 017) 293 25 30 (внутр. 75 30)
E-mail: pol@nlb.by
Пом. 127
Ведущий документовед:
Збойчик Татьяна Геннадьевна
Тел.: (8 017) 368 97 02 (внутр. 75 00)
Факс: (8 017) 368 97 06
Е-mail: inbox@nlb.by
Специалисты отдела:
Тел.: (8 017) 293 25 29, 293 25 89 (внутр. 75 29; 75 89)
Пом. 127
Архив:
Ведущий архивист: Любецкая Ольга Эльдаровна
Тел.: (8 017) 293 28 31 (внутр. 78 31)
Пом.115
Информационные ресурсы
наполнение системы электронного документооборота «Рекорд»